Lean Office - Zeitmanagement als Planungsmethode (Gast-Beitrag Tina Kothbauer)

Für diesen Beitrag habe ich mir Zeit genommen, um Ihn zu schreiben.
Das bekannte Zitat des amerikanischen Schauspielers Telly Savalas:
"Die modernen Menschen werden nicht mit der Peitsche, sondern mit Terminen geschlagen", oder Taiichi Ohno, Erfinder Toyota Produktionssystem TPS:
“All we are doing is looking at the time line, from the moment the customer gives us an order to the point when we collect the cash. And we are reducing the time line by reducing the non-value adding wastes.”

Ein Großteil aller angestoßenen Change Prozesse scheitert - insgesamt rund 70 Prozent. Auch die Gründe für diese hohe Quote wurde in den Untersuchungen beleuchtet. Dabei kamen zwei Faktoren ans Licht:
* Widerstand bei den Mitarbeitern
* Rückfall in alte Muster
Change Management gelingt also nicht dadurch, dass die Führungsabteilung die notwendigen Veränderungen überdenkt und beschließt. Vielmehr müssen die Mitarbeiter mit ins Boot geholt werden. Die beiden wichtigsten Keywords hierfür lauten Kommunikation und Vorbildfunktion.

Termine bestimmen nahezu unser gesamtes Leben. Ob im privaten oder im geschäftlichen Bereich – jeder von uns muss täglich mit Terminen umgehen, nach folgenden Determinaten:
* Reflexion der eigenen Arbeitsweise und Balance
* Aufspüren von Zeitdieben und Zeitfressern
* Optimierung der Tages-, Wochen- und Jahresplanung
* Setzen von Prioritäten
* Sinnvolles Delegieren

Als Führungskraft Ist man gewohnt, dass immer höhere Anforderungen an Sie gestellt werden und Sie aus Ihrer Zeit das Maximale herausholen müssen. Um klare Strukturen für Sie selbst und Ihre Mitarbeiter zu schaffen, ist ein professionelles Zeitmanagement unverzichtbar
Im Zeitmanagement wird die ABC-Analyse ebenfalls sehr oft eingesetzt.
Die Klassen lassen sich z.B. wie folgt einteilen:
* A-Klasse: Hohe Wichtigkeit, geringer Zeitverbrauch
* B-Klasse: Wichtig, aber hoher Zeitverbrauch
* C-Klasse: Unwichtig, aber hoher Zeitverbrauch

Entscheidungsprozesse standardisieren
* Definieren von Entscheidungsrechten und -prozessen um zu vermeiden, dass man mehr Zeit für das Managen als für das Treffen einer Entscheidung und Ausführung verwenden.
* Bilden einen unternehmensweiten Ansatzes, wie Entscheidungen zu treffen sind. Das kann die Effizienz entscheidend verbessern und Zeit für andere Aufgaben sichern.
Bilden einer unternehmensweiten Zeitdisziplin
Meetings fördern die Zusammenarbeit und das Treffen von kritischen Entscheidungen. Aber Sie können mit Hilfe von ein paar simplen Regeln dramatisch die Qualität Ihrer Meetings verbessern, wie Agenda der Ziele, Rückmeldequote, nächster Termin, Protokoll.
Messen Sie regelmäßig kritische Variablen, die Ihre Produktivität beeinflussen.
Ohne Kontrolle, ist es schwierig die Faktoren zu managen

Erfassen der Zeit, die zur Routine wird - Ziele festlegen!
Der erste Schritt beim Schaffen einer Routine ist das Herausarbeiten der zugrunde liegenden Absicht. Man sollte sich daher fragen, warum man ein Verhalten – die Zeiterfassung – zur Gewohnheit etablieren möchte.
* Unternehmensstrukturen und Arbeitsabläufe können im Zeiterfassungssystem abgebildet und transparent gemacht werden.
* Zeiterfassung kann einer Überbelastung vorbeugen.
* Mit der Zeiterfassung kann man Leistungen nachweisen.
* Zeiterfassung räumt jegliche Arbeitszeitkonflikte aus.
* Mit genau erfassten Projektzeiten kann man Kunden besser abrechnen uvm.

Monitoring "Scope Creep”
bedeutet im Projektmanagement, dass zu Beginn eines neuen Projektes alles nach Plan verläuft. Doch mit der Zeit wird der Umfang Ihres Projekts zunehmend größer, während Budget und Ressourcen gleich bleiben.
Die am meisten signifikante Variable aber bei allen war mangelnder Einblick in die Projekte. Dieser ist aber kritisch für den Erfolg Ihrer Projekte und im Endeffekt für das Geschäft.
Wenn man nicht akkurat und systematisch die Entwicklung der Projekte erfaßt, kann man nicht rechtzeitig über die Zunahme eines Projektumfanges informieren, dann nimmt man mehr Risiko auf sich als man vielleicht annehmen würde.

Ich bedanke mich für die Zeit!

Christian Drastil: Wiener Börse Plausch

Börsepeople im Podcast S25/12: Florian Wagner

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Die Bajaj Mobility AG (vormals PIERER Mobility AG) ist die Holdinggesellschaft der KTM-Gruppe, einem der führenden Motorradhersteller Europas. Mit ihren Marken KTM, Husqvarna und GASGAS zählt die KTM AG zu den europäischen Premium-Motorradherstellern. Das Produktportfolio umfasst neben Motorrädern mit Verbrennungsmotor auch High-End-Komponenten (WP) sowie Fahrzeuge mit innovativen Elektroantrieben.

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