Suchen Sie noch oder arbeiten Sie schon? ( Fabasoft)

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Management digitaler Vermögenswerte

Der Wiedererkennungswert und die Stärke erfolgreicher Marken hängen in hohem Maße von einem einheitlichen Marktauftritt und einer konsistenten Bildsprache ab. Logos, Fotos, Videos, Animationen, Marketing- und Verkaufsunterlagen bilden die Bausteine der Marktkommunikation und von Kundendialogen. Solche „Digitalen Assets“ gehören neben der Erfahrung und dem Fachwissen der Mitarbeiter zweifelsohne zu den zentralen Vermögenswerten eines Unternehmens.

Diese wertvollen Assets sind häufig über das gesamte Unternehmen verteilt. Ein Umstand, der Mitarbeiter vor besondere Herausforderungen in der täglichen Arbeit stellt. Das Beratungsunternehmen McKinsey stellte in einer Studie fest, dass Mitarbeiter täglich rund 1,8 Stunden beziehungsweise wöchentlich rund 9,3 Stunden (!) beschäftigt sind, Inhalte und Informationen zu suchen. Eine vergleichbare Studie („Gesucht - Gefunden: So viel Zeit verbringen die Deutschen mit der Dokumentensuche“, 2018) kommt zu ganz ähnlichen Ergebnissen: Angestellte verbringen rund zwei Stunden täglich mit dem Suchen und Ablegen von Dateien, Vorlagen oder Aufträgen. Somit zählen ineffiziente Dokumenten-Workflows zu den größten Zeitkillern im Office.

Digitale Assets sind oft auf zahlreichen Firmen-Laufwerken oder gar den persönlichen Endgeräten von Mitarbeitern gespeichert – eine Gesamtsicht auf den Multimedia-Datenbestand fehlt. Schuld an diesen ineffizienten Datensilos sind fehlende Strukturen für eine Software-gestützte Asset-Verwaltung, verbindliche Ablageprozesse sowie Workflow- und Zugangsregeln. So kann es schnell zu einem Wildwuchs kommen, bei dem wertvolle Medieninhalte entweder mehrfach abgelegt werden oder sogar verloren gehen.

Datenaustausch per E-Mail ist ineffizient

Auch der Austausch von Daten zwischen Abteilungen und mit externen Unternehmenspartnern per E-Mail führt zu Unwirtschaftlichkeit. Wer hat sich nicht selbst schon ertappt, dass die Mailbox zur eigentlichen Dokumenten-Ablage geworden ist?

Da heute so gut wie jedes Unternehmen vor der Herausforderung steht, seine digitalen Inhalte jederzeit verfügbar zu halten und die Suchzeiten auf ein Minimum zu beschränken, rückt das Interesse an professionellen Digital Asset Management-Systemen (DAM) immer mehr in den Fokus von Marketing-/Kommunikations- und IT-Abteilungen. Das gilt umso mehr, wenn die aufgesetzten unternehmensinternen Prozesse auf eine enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Fachbereichen ausgelegt sind beziehungsweise wenn in die laufende Unternehmenswertschöpfung viele externe Partner miteingebunden sind.

Ist die Entscheidung getroffen, mit einem DAM-System die interne Effizienz zu steigern und die Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern zu vereinfachen, stellt sich die Frage der Installationsmöglichkeiten und des passenden Cloud-Typs – Public, Private oder Hybrid (weitere Informationen finden Sie im White Paper „10 Fragen, die Sie sich vor der Einführung eines Digital-Asset-Managements stellen sollten“).

Auch wenn es hie und da noch Sicherheitsbedenken betreffend der Auslagerung von Daten und Prozessen an einen externen Dienstleister geben mag, sind Public Cloud-Lösungen heute bereits gelebte Unternehmensrealität. So zeigt der Cloud Monitor 2019 – eine Studie von Bitcom Research im Auftrag von KPMG –, dass mittlerweile 73 Prozent deutsche Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitenden auf „die Cloud“ setzen.

Wer in Hinblick auf die Sicherheit von Cloud-Lösungen auf Nummer sicher gehen will, sollte bei der Auswahl des Cloud-Providers vor allem auf die Transparenz der Vorgänge, die Sicherheit der Datenverwaltung und -bereitstellung, die Qualität eingesetzter Rechenzentrums-Infrastrukturen und -Services sowie auf die Rechtskonformität der Angebote achten.

Zertifikate vereinfachen die Wahl einer Cloud

Die besten Referenzen und damit Orientierungshilfen für die Auswahl eines  hochsicheren und qualitativ hochwertigen Cloud-Betriebes sind Zertifikate von renommierten, unabhängigen Auditoren, die das gesamte Cloud-Environment und die angebotenen Dienste streng nach festgelegten Qualitätskritierien untersuchen, bewerten und bescheinigen (z.B. C5 oder EuroCloud StarAudit).

In einem intelligenten DAM lassen sich basierend auf Berechtigungsmanagement und durch Hinterlegung von Prozessregeln und Routinen sowohl unternehmensübergreifend als auch mit externen Partnern Workflows aufsetzen. In diesen sind Abstimmungsvorgänge und Freigaben klar definiert, wodurch wertvolle Zeit gewonnen wird. Darüber hinaus kann auf einer cloudbasierten DAM-Plattform zeit- und ortsunabhängig auf freigegebene und damit letztgültige Asset-Versionen zugegriffen werden, wobei sämtliche Änderungen jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Fazit: Digital Asset Management aus der Cloud ist ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil in einer immer stärker von der Digitalisierung geprägten Arbeitswelt. Warum wertvolle Zeit mit der Suche nach digitalen Assets vergeuden, wenn man sie in den Aufbau einer starken, erfolgreichen Marke investieren kann?